Gode råd til e-faktureringsprocessen

Hver eneste af de cirka 1,3 millioner e-fakturaer, der modtages i offentlige institutioner om måneden skal godkendes, bogføres og betales. Hver gang nogle af processerne kan forenkles eller automatiseres, er der besparelser at hente. (Kilde: Styrelsen, Økonomistyrelsen Juni 2006).

Godkendelse

Fakturaen behandles i faktura-håndteringssystemet (hvis institutionen har anskaffet et sådant). Her sørger en medarbejder – en såkaldt fakturafordeler – for, at fakturaen havner hos den medarbejder – rekvirenten – der har bestilt varen. Rekvirenten skal kontrollere og sikre, at varen rent faktisk er modtaget. Herefter sendes fakturaen

til en disponent, oftest en chef, der skal eftergodkende både købet og fakturaen. I denne del af processen er det også almindeligt, at fakturaen kvalitetssikres, dvs. at de nødvendige data findes frem, hvis de ikke allerede står på fakturaen.

Det gode råd: Hvis det ikke allerede er sket så anskaf et fakturahåndteringssystem.

• Med et fakturahåndterings-system sikres det, at indkomne fakturaer kan modtages og godkendes digitalt.

• Den manuelle postomdeling spares væk, og print af elektronisk indkomne fakturaer samt et papirarkiv kan afskaffes.

• Færre medarbejdere skal involveres i godkendelsesprocessen.

• Styring og overblik over den enkelte fakturas gang sikres.

Bogføring

Bogholderen arbejder nu i Navision Stat økonomisystemet, og skal sikre, at oplysningerne på fakturaen er korrekte og tilstrækkelige. Herefter starter bogholderen betalingsprocessen ved at lave et betalingsforslag.

Det gode råd: Kortlæg processer og arbejdsgange med fakturaer – og husk samspillet med faktura håndteringssystemet, NemKonto systemet og især økonomisystemet (Navision Stat).

• Når system og proces opdateres kan papiret og det manuelle arbejde, der følger med, afskaffes til fordel for et digitalt fakturaflow.

• Print er ikke længere nødvendigt i bogføringsprocessen gennem økonomisystemet.

• Med massebogføring effektiviseres processen.

• Lister og rapporter kan ofte udnyttes endnu mere effektivt til styring, kontrol og eftersyn.

• Flere manuelle kontroller og datakorrektioner kan afskaffes.

Betaling

Fakturaen skal nu betales. Bogholderen første-godkender sit betalingsforslag, og en anden godkender – den såkaldte frigiver – kontrollerer, at pengene går til rette sted ved at sammenholde betalingsforslaget med de oprindelige oplysninger på den indkomne faktura. Når fakturaen er anden-godkendt er den færdigbehandlet og kan overføres

til NemKonto systemet, der betaler regningen automatisk. Bogholderen kan nu slutbogføre og arkivere den betalte faktura.

Det gode råd: Tilslut jer NemKonto systemet, og spar en arbejdsgang omkring betaling væk.

• Der er en væsentlig tidsbesparelse at hente, og de komplicerede processer og gentagende kontrol i Jyske-netbank forsvinder helt.

• Navision Stat understøtter betalingsdelens godkendelsesproces således at ind- og udlæsninger til Jyske-netbank undgås.

• Kun faktisk betalte regninger kan slutbogføres.

• Fokus holdes på afvigelseskontrol.

• Dobbeltbetalinger undgås.