EGatetrade Workflowløsning og Proceskatalog

EGatetrades Workflowløsning sikrer, at du opnår alle de fordele, der kan opnås gennem elektronisk handel. Det er et WEB-baseret indkøbssystem - udviklet specifikt til danske kommuner og regioner - hvor du som offentlig indkøber kan købe ind via varekataloger og følge dine ordrer. Og du behøver kun at arbejde i et samlet system, hvor alle administrative processer gøres så effektive som muligt.
 

Indkøbsbehovene i en offentlig organisation spænder ofte over en bred vifte af indkøbstyper fordelt på forskellige former for fysiske varer og tjenesteydelser. Der er typisk tale om f.eks. indkøb af fysiske lagerførte varer, fysiske ikke-lagerførte varer, planlagte og uforudsete tjenesteydelser mv. EGatetrade Workflowløsning er det komplette indkøbssystem, som er udviklet specifikt til offentligt indkøb og fuldt integreret med IKAportalen.
 

Forudsætninger for et effektivt indkøbsflow
Indkøbsflowets gennemløbstid skal være optimal, ellers opfatter brugerne systemet som tungt og uhensigtsmæssigt, og derfor vil de forsøge at omgå de formelle procedurer. Så tidligt i processen som muligt skal så mange informationer som muligt registreres for at reducere den tid, der skal bruges til at indtaste data samt reducere mulige fejlkilder.

Alle indkøb skal foregå via indkøbssystemet. På denne måde sikres konsistens i de data, der bliver registreret om de enkelte indkøb. Derfor skal indkøbssystemet også kunne håndtere fx suppleringskøb, hvor der ikke længere findes aftale med oprindelig leverandør, og hvor varen ikke kan leveres fra leverandør med eksisterende aftale.

EGatetrade Workflowløsning sikre, at man i forbindelse med en implementering af e-handel, opnår alle de fordele, man reelt kan opnå gennem digitaliseret handel. Med EGatetrade "kommer man hele vejen rundt" og alle indkøbsprocesser bliver afdækket i digitaliseringen af arbejdsgangene fra ordre til faktura i den offentlige administration. EGatetrade Workflowløsninger er udviklet ud fra såvel brugernes behov som med fokus på optimal effektivisering af de offentlige administrative forretningsgange.

Brugerne i centrum

Hvis der sættes fokus på, at den enkelte bruger bestiller varer nemt og simpelt (= nemt at købe ind), så vil det næste logiske fokus være modtagelsen af varen/ydelsen. Hvis det stemmer overens med det bestilte, kan brugeren godkende modtagelsen og dermed indirekte og automatisk have godkendt fakturaen, hvis den matcher med ordren.
Det letter belastende arbejdsgange, og denne procedure sker i et og samme system.

Det kræver, at ordren bliver sendt elektronisk, og jo flere ordrer, der kan blive det, jo større synergi og succes kan der opnås i rationaliseringen af arbejdsgangene. Jo flere indkøbsprocesser, der etableres elektronisk, jo bedre digitaliserede og automatiserede arbejdsgange vil der være til rådighed.

Proceskataloget indeholder bl.a.:

Varekatalog for leverandører
Internt varekatalog/bestilling
Rekvisition på fritekstvarelinjer
Rekvisition på ren fritekst
Indkøb via dokumenter
Dynamiske formularer
Koordinering
Shoplink

Varekatalog for leverandører
Der opbygges et samlet vare- og indkøbskatalog for de leverandører, der kan levere elektroniske varekataloger med tilgang for både leverandør og indkøbsadministration. Varekataloget baseres på IKAportalen og EGatetrade Markedsplads, således at du som offentlig indkøber, ikke skal administrere og vedligeholde de elektroniske kataloger.

Internt varekatalog/bestilling
I varekataloget kan man definere områder til internt salg/køb. På den måde kan man være sin egen leverandør - f.eks. IT-afdeling, uddannelsescenter m.m. - og optræde parallelt med de andre leverandører i kataloget. Er der interne varer/ydelser, som er sammensat af emner fra flere forskellige leverandører, bliver de fordelt ud til de respektive leverandører.

Rekvisition på fritekstvarelinjer
Hvis en leverandør ikke har et elektronisk varekatalog, men har de varer, man ønsker at købe, så kan man skabe sin ordre ud fra f.eks. varenumrene i et papirkatalog. Disse ordrer kan også gemmes som standardordrer til genbestilling. På den måde kan man understøtte leverandører, som ikke har et elektronisk varekatalog, og man sikrer, at man selv genererer sit Ordre-id.

Rekvisition på ren fritekst
Ordrer, som ikke kan placeres i et elektronisk varekatalog, afgives som rekvisitioner, eksempelvis kloakmesteren, gartneren, bageren, kantinen, serviceteknikeren, konsulenten etc. Det sikres, at alle ordrer kommer igennem det fælles flow, hvor der anføres Ordre-id, og at leverandører nemt kan fakturere elektronisk med match af ordre. Eksempelvis bliver indkøbet afklaret med leverandøren over telefon, men han modtager en rekvisition med Ordre-id, EAN, kontonr. mv. før ordren gennemføres.

Indkøb via dokumenter
Det er fortsat muligt at anvende dokumenter, som skal faxes eller sendes som e-mail til leverandøren i indkøbsprocessen. Det sker blot igennem Proceskataloget, så vi sikrer, at der relateres de nødvendige oplysninger Ordre-id, EAN, kontonr. mv. Dokumenter afsendes fra løsningen sammen med en dynamisk genereret rekvisition, som registreres i workflowet i økonomisystemet.

Dynamiske formularer
Der er mulighed for at oprette formularer til at håndtere specialordrer eller små lav praktiske ordrer til såvel internt som eksternt brug - f.eks. skift af telefonabonnement fra en type til en anden, aflæsning af kopimaskiner, bestilling af visitkort, kalender mv. Det sker igennem løsningen, så vi sikrer, at der relateres de nødvendige oplysninger som Ordre-id, EAN, kontonr. mv.

Vi vil meget gerne rådgive vores kunder personligt, så vi sikrer, at du får den rigtige løsning. Ring til os på 70 110 111 eller send os en e-mail.